Det finns möten man minns långt fram i tiden och de man glömmer när man satt sig i bilen på väg hem. Skillnaden i kvalitet på mötena handlar inte om presentationen var genomarbetad eller inte, hur detaljerad dagordningen var upplagd eller hur bra kaffet smakade i pausen. Det handlar om hur man kände sig i rummet under de timmarna – och vad som råkade finnas utanför fönstret.
Den som spenderat tid och tanke på att inreda och planera sitt hem vet precis hur mycket omgivningen spelar roll. Det är därför vi lägger tid på att välja rätt belysning till vardagsrummet, tänker noga igenom hur köket ska se ut och ser till att trädgården ger något tillbaka de månader det är möjligt. Vi vet intuitivt att rummet vi befinner oss i formar hur vi mår, tänker och agerar. Ändå är det slående hur sällan den insikten följer med in i planeringen av en konferens.
Miljön sätter agendan innan mötet börjat
Forskning inom miljöpsykologi har länge kunnat visa att ljus, material, bullernivåer och den omgivning vi befinner oss i direkt påverkar vår hälsa på flera sätt – bland annat våra stressnivåer, kreativitet och förmågan att fatta beslut. Region Stockholm tar upp några viktiga faktorer kring välmående, både hemma men också på arbetsplatsen. Kliver man in i ett rum med plastgolv, lysrörsljus i taket och utsikt mot en parkeringsyta, kan man tänka sig att man kanske inte registrerar det som den mest härliga platsen att vistas på. Detta känner kroppen av och ställer in sig på ett läge som inte direkt lockar fram någon kreativitet.
Hemma är de flesta av oss ganska duktiga på just det. Vi investerar i att skapa miljöer som känns bra att vistas i och vi vet ofta vad vi tycker om och hur vi vill ha det. Det är inte heller en slump att begreppet hemmakontor fick en rejäl renässans under åren då folk tvingades jobba hemifrån. Då blev det uppenbart hur viktigt det blev med en harmonisk känsla i hemmet. Samma princip gäller naturligtvis för ett helt team som ska kunna brainstorma, diskutera och komma fram till något tillsammans. En välvald konferensmiljö är därför en väl värd investering i företaget.
Skärgårdens effekt på tanke och sammanhållning
Det finns något med närheten till vatten som förändrar känslan i gruppen. De flesta som tillbringat tid i Stockholms skärgård känner igen det – luften är annorlunda, tempot sänks ett snäpp och det blir lättare att få utrymme att tänka i nya banor. Man slutar oroa sig för mejlen som väntar där hemma och börjar lyssna på dem som pratar i rummet. Kanske är det havsluften. Kanske är det att horisonten påminner om att det finns ett sammanhang bortom kontorets väggar. Den dynamiken är precis det som gör att skärgårdsmiljöer är så lämpade för konferenser med substans.
Den dynamiken är precis vad som gör skärgårdsmiljöer så lämpade för konferenser med substans. När ett team samlas på en plats med naturkontakt och lite avstånd från vardagsbruset händer det ganska konsekvent att samtalen blir mer ärliga, diskussionerna öppnare och besluten mer förankrade hos alla inblandade.
För grupper som söker det kombinerade – ett professionellt mötesupplägg, riktigt genomtänkt mat och en miljö som verkligen förmedlar känslan av att ha kommit bort på riktigt – erbjuder konferens på Villa Sandudden på Ingarö precis det. Trettio minuter från Stockholms city och ändå med en känsla av att skärgården tagit över fullständigt.
Mat och inredning en viktig del av upplevelsen
Det finns ytterligare ett skäl till att miljön spelar roll för hur ett möte faller ut – och det har med omtanke i detaljerna att göra. En plats som är genomtänkt i sin estetik, i hur maten komponeras och presenteras och i hur rummen är möblerade, skickar en tydlig signal till alla som är med: det här är värt att ta på allvar. Det märks i stämningen vid frukosten när maten är lagad och uppdukad med stort engagemang, när konferensrummet har naturligt ljus och när det finns utrymme att dra sig undan på kvällen utan att hamna i en kal och opersonlig lobby.
Att vara hemma hos någon som verkligen vet vad de håller på med, men ändå på något nytt och lite annorlunda, är en härlig känsla. Den som vet vad ett välplanerat hem innebär vet också vad det kan åstadkomma för humör och sammanhållning runt matbordet. Samma logik appliceras här – skillnaden är att du har dina härliga kollegor runt bordet.
